طراحی یک اتاق کنفرانس مناسب را میتوان به اندازه استخدام کارمندان برای شرکت یک امر مهم دانست. همچنین طراحی سالن کنفرانس اداری باید با اهداف سازمان همخوانی داشته باشد و به یافتن ایده‌های جدید کمک نماید. درادامه همراه تیم تحریریه مبلمان اداری یکتا باشید تا شما را با نکات بسیار مهم طراحی یک اتاق کنفرانس آشنا کنیم. کارمندان شما هنگامی که وارد اتاق کنفرانس میشوند، نباید حس کنند که از فضای شرکت خارج شده‌اند. اتاق کنفرانس باید به شکلی باشد که عملکرد، خلاقیت و بهره‌وری کارمندان را بیشتر کند.
تحقیقات نشان داده است که ۳۰% زمان کارمندان در جلسات می‌گذرد به همین دلیل ساخت یک اتاق کنفرانس خوب برای هر سازمانی یک امر مهم محسوب میگردد. وقتی یک اتاق کنفرانس طراحی میکنیم باید از خودمان بپرسیم که چه نوع جلساتی را می‌خواهیم در آنجا برگزار کنیم. فهمیدن انواع نیازهای سازمان، به روند طراحی کمک بسیاری میکند. از خود بپرسیم چه کسانی در جلسات ما شرکت می کنند.
اگر با سازمان‌های سراسر جهان همکاری میکنیم، اتاق کنفرانس باید تمام تکنولوژی‌های مورد نیاز برای برقراری ارتباط را داشته باشد. رعایت نکات کلیدی زیر برای طراحی سالن کنفرانس اداری ضروری است.
اتاق مناسب را انتخاب کنید
اتاقی را انتخاب کنید که مزاحمت عوامل خارجی مانند صدا در آن کم باشد. پیشنهاد می‌شود که اتاق کنفرانس را نزدیک دفتر مدیرعامل قرار بدهید چون محیط اطراف این اتاق معمولاً آرامتر است. اگر فضای محدودی در اختیار دارید، از دیوارها و پنجره‌های عایق صوتی استفاده کنید. انتخاب رنگ درست برای اتاق هم یکی دیگر از نکات کلیدی و مهم در طراحی اتاق کنفرانس است. رنگ این اتاق باید با توجه به اهداف جلسات انتخاب شود. به طور مثال رنگ زرد باعث می‌شود اعضای جلسه تمایل به صحبت پیدا کنند و رنگ آبی خلاقیت را بالا می‌برد و آرامش در فضا ایجاد میکند.
داخا سازمان‌های کوچک، کارمند ها معمولاً فرصتی برای راه رفتن پیدا نمی‌کنند. به همین خاطر اگر اتاق های جلسات را دور از محل کار کارمندان قرار بدهید، کارمندان از فرصت راه رفتن و گفتگو باهم بهره‌مند میشوند. در هنگام انتخاب اتاق کنفرانس، باید به نوع جلسات هم دقت کنید. اگر برای جلسات نیاز به نور طبیعی دارید، می‌توانید اتاق کنفرانس را خارج از ساختمان اصلی قرار دهید و از پنجره‌های بزرگ استفاده کنید. چیدمان میز و صندلی اداری باید طوری باشد که حاضرین جلسه را وادار به تعامل باهم کند. چیدمان‌های مختلفی وجود دارد که با توجه به نیاز‌هایتان می‌توانید از آنها استفاده کنید. نکات مثبت و منفی هر چیدمان را قبل از انتخاب حتما بررسی کنید.
میز و صندلی‌ها
انعطاف‌پذیری صندلی‌ها نقش پراهمیتی در ایجاد محیط مناسب دارد. وجود صندلی‌های مناسب، سبب می‌شود تا کارمندان خسته نشوند و جلسات برای مدت طولانی تری ادامه پیدا کند. در ادامه به توضیح دقیق‌تر برای انتخاب صندلی در هنگام طراحی سالن کنفرانس اداری رعایت کنید می‌پردازیم.
ارگونومی
از مهم‌ترین نکاتی که در هنگام طراحی اتاق کنفرانس باید به آن توجه شود این است که جلسات معمولاً محدودیت زمانی مشخص ندارند. صندلی نامناسب می‌تواند باعث ناراحتی کارمندان و کاهش زمان جلسات شود. انتخاب صندلی‌های ارگونومیک، خلاقیت افراد حاضر در جلسه را افزایش میدهد و همچنین به سلامتی افراد هم کمک میکند.
دوام بالا
یکی از نکات دیگر در انتخاب صندلی که باید به آن توجه کرد، انتخاب صندلی با کیفیت است. توجه کنید که موادی مثل چرم در هوای تابستانی و گرم برای استفاده مناسب نیستند. همه ماده های اولیه، مزایا و معایب خود را دارد و باید قبل از خرید حتما آنها را بررسی کنید.
کاربردی بودن
صندلی‌هایی انتخاب کنید که بتوان آن را مطابق نیازهای هر شخص تنظیم کرد. به طور مثال صندلی‌ها باید قابلیت حرکتی خوبی داشته باشند تا نشستن بر آنها برای کارمند راحت باشد.
طراحی اتاق کنفرانس زیبا با نور مناسب
طراحی اتاق کنفرانس زیبا، انرژی کارمندان را افزایش میدهد و استرس آن ها را کم میکند. همچنین باعث افزایش تمرکز نیز می‌شود.توجه کنید که رنگ‌ها باید نشان دهنده هویت شرکت شما باشد.
نور
داخل یک اتاق کنفرانس مناسب بهتر است نورهای مستقیم و غیر‌مستقیم کار شده باشد . همچنین باید امکان تغییر در سط و مکان نورها نیز وجود داشته باشد. نور کم سبب می شود تا حاضرین در جلسه زود خسته شوند و نور زیاد و مستقیم هم تمرکز آن ها را کاهش می دهد.
امکانات داخل اتاق کنفرانس
با پیشرفت تکنولوژی، داشتن امکانات صوتی و تصویری از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که باید در سالن کنفرانس اداری رعایت کنید.
همواره باید امکاناتی مانند ابزارهایی برای کنفرانس ویدیویی، پروژکتور و ابزارهای برای اشتراک‌گذاری صفحات لپ‌تاپ برای حاضرین در جلسه در هنگام ارائه ایده‌های خود در دسترس داشته باشید. همچنین سعی کنید امکانات لازم برای شارژ کردن ابزارهای الکترونیکی مختلف کارمندان در اختیار آنها قرار بدهید. در ادامه این مقاله پنج نوع فضا برای ارتقا محیط شرکت به شما معرفی میکنیم که می‌توانید برای طراحی سالن کنفرانس اداری از آنها الهام بگیرید.
اتاق‌های برای تلفن صحبت‌کردن
اتاق‌هایی مخصوص برای تلفن صحبت‌کردن کت عایق صدا هستند از بهترین انتخاب‌ها شمرده میشوند. اینگونه اتاق‌ها فضای کمی را اشغال می‌کنند و شامل یک میز و صندلی کوچک هستند. داشتن تعدادی از این اتاق‌ها در فضای کاری، می‌تواند بسیار موثر و کاربردی باشند.
اتاق‌های باز
طبیعی است اگر فکر کنید که این اتاق‌ها زیاد مشابه اتاق های کنفرانس نیستند، اما فضای مناسبی برای صحبت‌کردن با مشتری هستند. این فضاها اکثرا از فضای اصلی کاری جدا هستند و مبلمان آنها هم حالت راحتی و دوستانه تری دارد.
اتاق جلسات
این اتاق‌ها بیشتر برای جلسات ۲ تا ۶ نفره رو در رو مناسب اند. این اتاق‌ها میز اداری مستطیلی یا دایره‌ای کوچکی با رنگ‌های مختلف دارند و فضای بیتری برای راه رفتن افراد حاضر در جلسه در آنجا وجود دارد.
در طراحی این اتاق‌ها از خلاقیت خود استفاده کنید و از روش‌های جدید بهره‌مند شوید.
اتاق تیم
این دسته از اتاق‌ها نمونه کوچک‌تری نسبت به اتاق جلسات محسوب میشوند. معمولاً این اتاق‌ها برای ۴ تا ۱۲ نفر کفایت میکند. لوازم لازم این اتاق، فقط میز کار گروهی و صندلی های اداری است. هدف اصلی این اتاق‌ها، ایجاد ارتباط بیشتر و بهتر بین کارمندان است.
اتاق‌های بزرگ
اینگونه اتاق‌ها برای کنفرانس و جلسات با مشتریان و یا همه کارمندان یک سازمان مناسب است. این اتاق‌ها برای حضور ۱۰ تا ۲۰ نفر هم کفایت میکند و ساخت آنها هزینه بیشتری نسبت به اتاق‌های دیگر دارد.
اکثر سازمان‌ها به این اتاق امکانات صوتی مثل بلندگو هم اضافه می‌کنند تا همه بتوانند صدای کسی که در حال کنفرانس دادن است را به خوبی بشنوند.
یک میز اداری مدرن، تعدادی صندلی اداری مدرن و چند مبل را میتوان در این اتاق استفاده کرد.
